• Централизованное безопасное хранение документов

• Удобное создание структуры папок

• Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей

• Регистрация входящих и исходящих документов;

• Гибкая система автогенерации номеров документов в зависимости от вида документа, подразделения и других  параметров

• Просмотр и редактирование документов, при том исключив  возможность одновременного редактирования одного документа несколькими сотрудниками

• Хранение и контроль версий документов

• Работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.

• Полнотекстовый поиск документов по их содержанию и параметрам

• Коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов

• Маршрутизация документов, настраиваемая каждому виду документов в отдельности

• Составление документов на основании шаблонов

• Определение статуса документа, а также его автоматизированная смена в рамках бизнес-процессов

• Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканер

• Формирование отчетов по состоянию, местам хранения, типам и прочим параметрам документов

• Подписание документов и файлов с использованием электронной подписи (в КОРП версии)

• Присвоение штрих-кодов документам (в КОРП версии)

• Фиксация потока документов при помощи сканирование штрих-кодов (в КОРП версии)

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации для выполнения задачи. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе реализованы следующие стандартные бизнес-процессы:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.

• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

• Все руководители автора бизнес-процесса

• Все подчиненные автора бизнес-процесса

• Непосредственный руководитель автора документа

• Все руководители автора документа

Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов:

• Отчет по бизнес-процессам

• Отчет по задачам

• Справка об исполнительской дисциплине

• Мануальное или автоматическое поручение задач сотрудникам

• Создание задачи по шаблону, в зависимости от которого заполняются определенные параметры и запускается соответствующий бизнес-процесс

• Определение приоритетных задач

• Привязка задачи к различным параметрам для дальнейшего анализа: документы, файлы, проекты, клиенты

• Указание контролера, только после акцепта которого задача возвращается на проверку автору

• Постановка задач группе сотрудников, определяя последовательность задач

• Указание степени выполнения задачи в процентах

• Детализация объемной задачи на мелкие подзадачи разным сотрудникам с разными сроками исполнения

• Контроль исполнения и соблюдения сроков поставленных задач по сотруднику, подразделению или проекту

• Запрет на изменения информации в соответствие с правами доступа

• Формирование отчетов по задачам в разрезе сотрудников, подразделений и проектов, анализ соблюдение сроков и загруженности сотрудников, а также большое количество прочих отчетов

В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

• Встроенный модуль электронной почты, а также возможность синхронизации с почтовыми программами Microsoft Outlook и Outlook Express

• Настройка документов, списков и форм отчетов, в зависимости от потребностей пользователя

• Хранение необходимых данных о сотрудниках, клиентах и подразделениях

• Управление правами доступа пользователя или группы пользователей, разрешив или запретив определенные действия или доступ к определенным документам

• Наличие подсказок и инструкций

• Контроль дублирования, правильности и полноты вводимых данных

• Полнотекстовый поиск любых данных (клиенты, документы, задачи, процессы, отчеты), поиск похожих слов и поиск с учетов возможных опечаток

• Загрузка файлов в систему при помощи Drag&Drop

• Вывод на рабочий стол последних действий пользователей, изменений и прочей актуальной информации

• Быстрый запуск системы в эксплуатацию, простота освоения

• Возможность работы через Интернет

• Широкие аналитические возможности

• Возможность доработки системы под индивидуальные требования

• Интеграция с внешними системами и оборудованием (сканеры, терминалы штрихкодов, ERP-системы)

• Эффективная организация документооборота

• Повышение эффективности персонала при выполнении повседневной работы

• Исключение возможности потерянного документа, забытой задачи или зависших проектов

• Оперативное получение информации о деятельности предприятия, отдельных подразделений и сотрудников

• Организация оперативного взаимодействия подразделений предприятия

• Снижение объема механической и рутинной работы за счет автоматизации максимального количества процессов

• Сокращение времени на поиск необходимой информации

• Устранение дублирования введеной информации

• Контроль корректности вводимых данных

• Формирование всех необходимых документов при помощи системы

• Повышение качества работы персонала