Programmas nodrošinājums uzņēmumu uzskaites automatizācijai viesmīlības sfērā. Ērts, jaudīgs risinājums viesnīcām, pansionātiem, atpūtas kompleksiem. Programma atšķiras ar viegli apgūstamu lietotāja interfeisu, augstu ražotspēju un ar elastīgiem uzstādījumiem.

•       Jums var būt vairākas viesnīcas vienā bāzē un neizejot no programmas, jūs variet pārslēgties starp viesnīcām vai formēt brīvās atskaites par vairākām viesnīcām. Tipveida risinājumā uzreiz tiek paredzēta darba organizācijas iespēja no attālināta pārdošanas ofisa kā arī ir iespēja ar vairākām viesīcām sinhronizēt datus starp bāzēm.

•  Var veikt uzskaiti vairāku juridisko personu šķērsgriezumā. Pie tam viena juridiskā persona (uzņēmums) var tikt izmantota vairākās viesnīcās.

•         Lietotāju interfeiss ir paredzēts Touch ekrāniem ar malu attiecību 16:9. Nav vajadzības ekrānu bīdīt augšā/lejā, lai tiktu pie vajadzīgajiem datiem.

• Iespējams izmantot kā pamata, tā arī norakstāmo interfeisu (lielām viesnīcām), tā arī grafisko ielādes karti (mazākām viesnīcām).

• Uzlaboti līdzekļi atskaišu iestatījumos ar iespēju radīt savas personīgās atskaites (iestatījumi) un izmantot tās visiem autorizētajiem lietotājiem vienā līmenī ar tipveida atskaitēm.

•  Augsta operatīvā darbspēja un ātra atskaišu formatēšana jebkādu izmēru viesnīcām (glabāšana minimums 3 gadu vēsture viesnīcām ar 1000 numuriem).

• Atbalsts 5 veidu bez datiem: faila mini viesnīcām, MS SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, Oracle Database.

• Rezervēšanas nodaļai paredzētas visas nepieciešamās funkcijas. Pie rokas vienmēr ir informācija par brīvo numuru atlikumu vai vietu jebkurā laika periodā. Piemēram, poga “Noslogojums pēc dienām” rāda brīvo numuru atlikumu uz katru dienu, kas ļauj ātri novērtēt noslogojumu par mēnesi iepriekš. Papildus rezervēšanas instruments – poga “Kas brīvs”, pēc kuras uzrādās brīvo numuru skaits uz visu pieprasīto periodu. Šo formu ērti lietot sazinoties ar klientu, par cik tajā uzreiz parādās atlikušie numuri un uzturēšanās maksa. Ja esat noteikuši periodu un tarifu, tad rezervēšana tiek veikta no šīs formas ar vienu klikšķi.
•   
• Rezervēšana var būt individuāla vai grupveida.
•  
•       Var tikt rezervēti konkrēti numuri.
•  
•       Var norādīt tikai numura tipu – numurs būs norādīts kad viesis būs ieradies.
•  
•       Rezervēšanas brīdī automātiski tiek aprēķināta aģenta komisija.
•  
•       Ja kādam viesim jāpiešķir speciāla cena, tad nav nepieciešams ievadīt jaunu tarifu, var norādīt šo cenu tieši rezervācijas brīdī.
•  
•        Programma var automātiski aprēķināt uzturēšanās maksu atkarībā no sezonas vai nedēļas dienas.
•  
•        Rezervēšanas apstiprinājums var tikt izdrukāts kā krievu valodā, tā arī angļu valodā, un var tikt izsūtīts viesim uz e-pastu tieši no programmas.
•  
•        Pamatojoties uz rezervāciju tiek noformēts rēķins, kuru var izdrukāt krievu vai angļu valodā, vai arī nosūtīt pa e-pastu.
•  
•        Pēc izrakstītajiem rēķiniem paredzēta apmaksas kontrole. Neapmaksātie rēķini tiek atzīmēti, un administrators, viesim izbraucot vai iebraucot, redz kādi rēķini ir apmaksāti un kādi nē.
•  
•         Ja rezervācija tiek noformēta no partnera, tad administratoram automātiski tiek aprēķināta un tiek uzrādīta dotā partnera operatīvā bilance, kurā uzrādās visi ienākošie maksājumi, visi veiktie pakalpojumi un visas spēkā esošās rezervācijas.
•  
•         Ērtai rezervācijas meklēšanai paredzēts žurnāls “Rezervēšana”. Meklēt rezervāciju var pēc rezervācijas numura, pēc viesa uzvārda vai pēc pirmiem uzvārda burtiem, pēc partnera, pēc istabas numura vai numura tipa, pēc iebraukšanas datuma, pēc jebkuriem citiem rezervācijas rekvizītiem.
•  
•        Kvota pieļauj viesnīcai piešķirt daļu no istabiņas fonda priekš kāda aģenta. Pie tam istabiņas, kas iedalītas kvotai, tiek noņemtas no pārdošanas, un šajos numuros varēs iebraukt tikai pēc aģenta pieprasījuma.
•  
•        Kvota var tikt izmantota numuriņu pārdošanas bloķēšanai un izvēlētā aģenta to rezervācijai, pie tam nekādi papildus aprēķini aģentam netiek veikti.
•  
•        Līguma nosacījumi ar aģentu var būt “stingrāki” - aģents apmaksā uzturēšanās maksu par numuriņu neatkarīgi no tā, vai tajā dzīvoja viesi no šī aģenta vai nē. Šajā gadījumā kvotas programmā tiek iestatītas tā, lai programma automātiski aprēķinātu uzturēšanas maksu uz aģentu, neatkarīgi no pieteikumu un viesu skaita. 

Izvietošanas procedūra pēc rezervācijas pārdomāta ar tādu mērķi, lai samazinātu laiku viesa noformēšanai. Grupveida iebraukšanai viesnīcā paredzēta iespēja noformēt divus viesus ar vienu klikšķi.

Izvietošanas meklēšana var būt pēc istabiņas numura, pēc pirmajiem uzvārda burtiem, pēc rezervācijas numura u.t.t. Tiek atbalstītas visas operācijas ar viesi – pagarināšana, pārcelšana, izbraukšana. Programma automātiski aprēķina izbraukšanas aizkavēšanās maksu par stundām vai par pus diennakti, viss kas vajadzīgs administratoram ir uzrādīt programmā izbraukšanas laiku. Tā arī var iestatīt automātisko aprēķinu par agro iebraukšanu.

Programma atseko visas izmaiņas, kas saistītas ar viesa izvietošanu, kas ļauj ne tikai pateikt kas, kur un ko bija izmainījis, bet jebkurā momentā atgriezties pie pirmreizējiem parametriem. Numuru izvēle pieļauj ātri piemeklēt brīvo numuriņu viesim. Izvēloties tiek atspoguļots:

• numura statuss – tīrs, netīrs, kad numuriņš tiks atbr īvots,

   

  no kura līdz kuram datumam numuriņš būs brīvs – ņemtas vērā topošās rezervācijas,

   

  numura īpašības,

   

  kas numuriņu aizņēmis

  
  

Programmā pastāv divas norēķinu kontūras – ar viesiem, fiziskajām personām, un ar partneriem, juridiskajām personām.

Katram viesim iebraucot tiek atvērts personīgais konts, kurā tiek ieskaitīti visi pakalpojumi. Viesim var būt vairāki konti, pakalpojumi var tikt sadalīti starp šajiem kontiem.

Ieskaitījumi

Pakalpojumi pēc tarifa uz viesa kontu tiek ieskaitīti automātiski. Ja tiek pieslēgti interfeisi ar iekšējām sistēmām, piemēram ar telefonu sarunu tarifikatoru vai ar restorānu, tad pakalpojumi var tikt ieskaitīti automātiski caur interfeisu. Tiek atbalstīti arī ieskaitījumi manuāli un grupas ieskaitījumi pēc visiem viesu grupas kontiem.

 Korekcija

Korekcija tiek izmantota, lai noņemtu pakalpojumu no viesa konta, viesa bilance tiek samazināta, bet korekcijas operācija fiksējas un tiek iekļauta audita atskaitē par korekcijām. Dotā operācija var tikt aizliegta atsevišķiem lietotājiem.

 Ieskaitījumu pārnese no konta uz kontu

Dotā operācija tiek izmantota lai apvienotu/sadalītu kontus. Kasieris var viegli daļu no pakalpojumiem izdalīt uz atsevišķu kontu, apmaksāt un izdrukāt viesim rēķinu tikai ar izvēlētajiem pakapojumiem.

Programmā var iestatīt ieskaitījumu likumus automātiskajai pakalpojumu sadalīšanai. Piemēram, var iestatīt noteikumu, pēc kura viesu telefona sarunas vienmēr tiks ieskaitītas uz atsevišķa konta.

Depozīta pārnešana

Viesa priekšapmaksas atlikums var būt pārnests uz citu kontu vai ieskaitīts kā apmaksa par pakalpojumiem no tā paša viesa cita konta. Piekļuves tiesībās var ievadīt dažādus ierobežojumus uz šo funkciju.

Apmaksa

Rēķins var tikt apmaksāts, kā skaidrā, tā bezskaidrā naudā ar kredītkarti, vai kādā citā apmaksas veidā. Kontā var būt ieskaitīta priekšapmaksa vai rēķins var būt apmaksāts daļēji. Priekšapmaksa var tikt ieskaitīta kā pēc rezervācijas, tā arī pie iebraukšanas.

Atgriešana

Tiek atbalstītas dažādas atgriešanas noformēšanas shēmas ar visu nepieciešamo dokumentu izdruku. Visos dokumentos jau aizpildīti visi dati, viesim tikai nepieciešams to parakstīt.

Rēķina druka

Viesa rēķins tiek drukāts dažādās valodās. Krievu un angļu valoda tiek iekļauta pamata versijā, drukas formas citās valodās var būt izstrādātas pēc pasūtījuma. 

Viesnīcu istabu servisa modulis ļauj plānot un kontrolēt istabenes darbu, kā arī kontrolēt numuriņu statusu.

 Numuriņu statusi tiek iestatīti atkarībā no novākšanas tehnoloģijas, kas pieņemta viesnīcā. Piemēram, var izmantot tikai 2 statusus – tīrs/netīrs, kā arī var iestatīt pilnu ķēdi “aizņemts->netīrs->notiek tīrīšana->inspekcija->tīrs”. Statusa uzstādīšanai numuriņiem var izmantot ATS, tas nozīmē, ka istabene pēc numuriņa uzkopšanas var ievadīt speciālu kodu telefonā numuriņā, un programma nomainīs statusu uz “tīrs”. Īpaši efektīvi izmantot ATS, kad istabene ievada savu personas kodu. Šajā gadījumā programma var vest statistiku pēc darbu veidiem un pa darbiniekiem – kā rezultātā var saņemt atbildi, kurā būs norādīts, kas, cik un kādus darbus izpildīja.

Pēc darbu veidiem tiek iestatīti izejmateriālu norakstīšanas normatīvi, piemēram, dvieļi un gultas veļa – kā rezultātā sanāk atskaite par veļas un citu materiālu izlietošanu saskaņā ar izpildīto darbu faktu.

 Programmā var iestatīt istabeņu darba laika grafiku, kas tiek izmantots darbu plānošanai.

 Darbu plāns tiek veidots balstoties uz pašreizējo noslogojumu, numuriņu statusu, viesu iebraukšanu/izbraukšanu. Rezultātā katra istabene iegūst numuriņu izdruku ar darbu veidu izdruku.

Programmā tiek paredzētas visu veidu un visu lietotāju atskaites – sākot no operatīvajām atskaitēm personālam, beidzot ar analītiskajām un kopsavilkuma atskaitēm vadībai. Paredzēti grafiki un diagrammas, kas ļauj pārskatāmi novērtēt viesnīcas darbu.

Atskaites programmā ir iestatāmas – katram lietotājam vai lietotāja lomai programmā var iestatīt savu atskaišu pārskatu.

Jebkuru iestatījumu var saglabāt kā atskaites šablonu, lai varētu iegūt nepieciešamos datus pareizā veidā, nepievēršoties katru reizi pie atskaites iestatījumiem.

Reglamentēto uzdevumu sistēma programmā pieļauj iestatīt uzsākšanu, izpildīšanu un nosūtīšanu pa e-pastu ikdienas kontroles atskaites automātiskajā režīmā. Vadītājs katru rītu saņems gala atskaites par iepriekšējo dienu Excel vai html formātos, un tam nav nepieciešama cilvēka piedalīšanās.

Viesnīcas Front-ofiss:

viesnīcas numuru iebraukšanas vēsture

        viesi, kas dzīvoja viesnīca par tekošo laiku pēc numuriņiem; 

viesi, kas dzīvoja viesnīcā par tekošo laiku pēc grupām; 

faktiskā iebraukšana uz šodienu pēc numuriņiem; 

faktiskā iebraukšana uz šodienu pēc grupām; 

brīvie numuri, 

daļēji aizņemtie numuri; 

faktiskā izbraukšana uz šodienu; 

plānotā iebraukšana uz šodienu; 

plānotā iebraukšana uz rītdienu; 

plānotā izbraukšana līdz dienas beigām; 

numuru noslogošana; 

parādnieki; 

plānotā izbraukšana uz rītdienu; 

numuriņu bloķēšanas vēsture; 

cenu lapas;

Rezervēšana:

• operatīvā bilance ar savstarpējiem norēķiniem ar kontragentiem;

  numuriņu rezervēšanas vēsture;

  resursu rezervēšanas vēsture;

  rezervēšanas gaidīšanas lapa;

Viesnīcas istabu serviss:

• uzdevums uz istabiņu novākšanu;

  personāla darbu rezultātu apgriezieni;

  personāla izpildīto darbu protokols;

  darbinieku darba laika grafiks;

Grāmatvedības:

veikto pakalpojumu kopsavilkums; 

maksājumi; 

depozītu pārvietošanas mehānisms; 

ieskaitījumu pārvietošanas mehānisms; 

kopsavilkums par viesiem no darījuma partnera pēc grupām; 

kopsavilkums par viesiem no darījuma partnera pēc numuriņiem; 

 grāmatvedības pakalpojumu īstenošana; 

tekošā pakalpojumu realizācija; 

kopsavilkums par kontragentiem sniegtajiem pakalpojumiem; 

numuriņu kvotu pārdošana; 

savstarpējo norēķinu bilance ar kontragentiem; 

detalizēta savstarpējo norēķinu bilance ar kontragentiem; 

izrakstīto rēķinu apmaksas kontrole.

Analītiskās:

• kopsavilkuma rādītāji;

  plānotie sniedzamie pakalpojumi;

  plānotā resursu pārdošana;

  numuriņu pārdošanas apgriezieni;

  resursu pārdošanas apgriezieni;

  resursu pārdošanas procenti

  apgrozījums pēc kontragentiem;

  apgrozījuma procenti pēc kontragentiem;

  apgrozījums pēc numuru grupu pārdošanas (pēc stāviem/ pēc korpusiem)

  apgrozījums pēc numuriņu tipiem

  procenti no tirdzniecības pēc aģentiem

  pakalpojumu apgrozījums

  apgrozījums pēc maksājumiem

  plāns/fakstiskā rezervēšanas analīze

  peļņa un noslogojums

  viesu iebraukšana pēc dienām par mēnesi

Programmā ietilpst pieslēguma modulis pie elektroniskām slēdzenēm. Uzstādot elektronisko slēdzeņu sistēmu, sistēmā PMS tiek uzstādīts interfeis. Interfeiss ar elektronisko slēdzeņu sistēmu kalpo 2 mērķiem:

•        Paātrināta viesa iebraukšanas procedūra. Iebraucot dati no 1C:Viesnīca automātiski tiek nodoti uz elektroniskās slēdzenes sistēmu un viesim tiek izrakstīta atslēga-karte.

   

        Ja personālam atstāt iespēju izrakstīt atslēgas tikai no 1C:Viesnīca, tad ir garantija, ka ja viesim tika izdota atslēga, tad arī šis viesis ir piereģistrēts sistēmā. Slēdzenes kartiņu var izmantot, lai organizētu sistēmas savstarpējos norēķinus viesnīcā pēc kartes. Lai izmantotu šajiem mērķiem elektronisko slēdzeņu sistēmu, tai jāatbalsta ieraksts uz otro vai pirmo kartes celiņu ar magnētisko svītru, vai papildus informācijas ierakstu atmiņā.

  
  

Ar šo programmu tiek piegādāts arī datu integrācijas modulis 1C:Viesnīca un grāmatvedība.

Darbs ar moduli ir maksimāli vienkāršots, netiek prasītas no grāmatveža kādas speciālas iemaņas. Nav nepieciešams izlādēt kaut ko failā un pēc tam to ielādēt. Grāmatvedim ir tikai viena poga - “Ielādēt”, visu pārējo sistēma veic automātiski. Pie tam notiek katalogu “Nomenklatūra” un “Kontraģenti” sinhronizācija.

Grāmatvedībā tiek ielādēti tikai gatavie “Preču un pakalpojumu realizācija” dokumenti, analītika pēc grāmatvedības uzskaitēm tiek iestatīta vienu reizi un tiek izmantota tālākajā ielādētājā. Pieņemšanas-nodošanas akti tiek formatēti programmā automātiski. Formatēšanas politika tiek iestatīta pēc grāmatveža ieskatījuma. Iespējamie aktu formatēšanas varianti:

uz izbraukšanu, uz katru viesi atsevišķš akts un faktūrrēķins;

uz izbraukšanu, uz katru viesu grupu (rezervācijas numurs) atsevišķs akts un faktūrrēķins;

uz izbraukšanu, uz katru kontragentu viens faktūrrēķins, ieskaitot visu viesu pakalpojumus, pēc visām grupām, kuras izbrauca par dienu;

pēc pakalpojuma veikšanas fakta, tas ir visi ikdienas ieskaitīju,i tirk grupēti pēc kontragentiem faktūrrēķinā un tiek nodoti grāmatvedībā, neatkarīgi no viesa statusa;

papildus var iestatīt mēneša noslēgšanu tādā veidā, lai pēc viesiem, kuri iebrauc mēneša beigās un vēl nav izbraukuši, formētos faktūrrēķins ar pakalpojumu summu, kas tika sniegti šajā mēnesī.

Bieži viesnīcas piedāvā viesiem brokastis, kas iekļautas numura cenā.

Lai plānotu restorāna darbu ir iespējams drukāt speciālas atskaites.

Piemēram, katru rītu priekš restorāna tiek veidota atskaite “Brokastis uz šodienu”, kurā uzrādas kopējais brokastu skaits, kā arī tiek uzrādīts viesu saraksts, kuriem tika piešķirtas brokastis.

Analoģiski, programmā tiek iestatītas atskaites arī par pusdienām un vakariņām, ja tās ir iekļautas tarifā vai tiek pārdotas kā papildus pakalpojumi.

Viss darbs ar viesu pasūtījumiem tiek veikts restorāna sistēmā – pasūtījums tiek ievadīts sistēmā, virtuves printerī tiek drukāta marka pavāram, tiek veikts norēķins u.t.t. Pasūtījums restorānā var tikt apmaksāts skaidrā naudā, vai arī var tikt ierakstīts viesa rēķinā viesnīcā, un viesis par visiem pakalpojumiem norēķinās recepcijā. Lai nodrošinātu tādu iespēju, paredzēts speciāls interfeiss apmaiņai starp restorānu un recepciju.

Aizverot pasūtījumu klients uzrāda viesa karti.  Pēc šīs kartes notiek pieprasījums no viesnīcas datiem – tiek saņemtas ziņas par vārdu, istabas numuru, uzturēšanas ilgumu un tekošo viesa bilanci. Ja informācija saņemta un viesa bilance nepārsniedz kredīta limitu, sistēma aizver pasūtījumu un nodod to viesnīcas bāzei un personīgo viesa kontu. Kopā ar informāciju par pasūtījuma summu var tikt nodotas arī klienta rēķina detaļas. Ja viesnīcā uzstādīta elektronisko slēdzeņu sistēma, tad var tikt izmantota arī atslēga no numura, ja slēdzeņu sistēma to atbalsta. Pašā vienkāršākā gadījumā var apieties bez klientu karšu izmantošanas. Pietiekami tikai uzrādīt istabas numuru, pasūtījums šajā gadījumā tiks ierakstīts uz iebraucēju no šī uzrādītā numuriņa. Dotais interfeiss ietilpst piegādē un par to netiek prasīta papildus maksa.