1С:Документооборот 8

Решение 1С: Документооборот 8 обеспечивает автоматизацию обработки документов и позволяет:

 

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе

  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов

  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей

 

1С:Документооборот 8 не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

 

Модули системы

 

Shema DA RU

 

Работа с документами

  • Централизованное безопасное хранение документов

  • Гибкая система автогенерации номеров документов в зависимости от вида документа, подразделения и других  параметров

  • Просмотр и редактирование документов, при том исключив  возможность одновременного редактирования одного документа несколькими сотрудниками

  • Работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.

  • Коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов

  • Маршрутизация документов, настраиваемая каждому виду документов в отдельности

  • Определение статуса документа, а также его автоматизированная смена в рамках бизнес-процессов

  • Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканер

  • Формирование отчетов по состоянию, местам хранения, типам и прочим параметрам документов

  • Подписание документов и файлов с использованием электронной подписи (в КОРП версии)

  • Присвоение штрих-кодов документам (в КОРП версии)

  • Фиксация потока документов при помощи сканирование штрих-кодов (в КОРП версии)

 

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с нормами документооборота предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам. Система поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

 

Бизнес-процессы

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации для выполнения задачи. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

 

В программе реализованы следующие стандартные бизнес-процессы:

 

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

  • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

  • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

  • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.

  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

 

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

 

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

 

  • Все руководители автора бизнес-процесса

  • Все подчиненные автора бизнес-процесса

  • Непосредственный руководитель автора документа

  • Все руководители автора документа

 

Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов:

 

Задачи

  • Мануальное или автоматическое поручение задач сотрудникам

  • Создание задачи по шаблону, в зависимости от которого заполняются определенные параметры и запускается соответствующий бизнес-процесс

  • Определение приоритетных задач

  • Привязка задачи к различным параметрам для дальнейшего анализа: документы, файлы, проекты, клиенты

  • Указание контролера, только после акцепта которого задача возвращается на проверку автору

  • Постановка задач группе сотрудников, определяя последовательность задач

  • Указание степени выполнения задачи в процентах

  • Детализация объемной задачи на мелкие подзадачи разным сотрудникам с разными сроками исполнения

  • Контроль исполнения и соблюдения сроков поставленных задач по сотруднику, подразделению или проекту

  • Запрет на изменения информации в соответствие с правами доступа

  • Формирование отчетов по задачам в разрезе сотрудников, подразделений и проектов, анализ соблюдение сроков и загруженности сотрудников, а также большое количество прочих отчетов

Учет рабочего времени

В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

Прочие возможности

  • Встроенный модуль электронной почты, а также возможность синхронизации с почтовыми программами Microsoft Outlook и Outlook Express

  • Настройка документов, списков и форм отчетов, в зависимости от потребностей пользователя

  • Хранение необходимых данных о сотрудниках, клиентах и подразделениях

  • Управление правами доступа пользователя или группы пользователей, разрешив или запретив определенные действия или доступ к определенным документам

  • Наличие подсказок и инструкций

  • Контроль дублирования, правильности и полноты вводимых данных

  • Полнотекстовый поиск любых данных (клиенты, документы, задачи, процессы, отчеты), поиск похожих слов и поиск с учетов возможных опечаток

  • Загрузка файлов в систему при помощи Drag&Drop

  • Вывод на рабочий стол последних действий пользователей, изменений и прочей актуальной информации

Преимущества

  • Быстрый запуск системы в эксплуатацию, простота освоения

  • Возможность работы через Интернет

  • Широкие аналитические возможности

  • Возможность доработки системы под индивидуальные требования

  • Интеграция с внешними системами и оборудованием (сканеры, терминалы штрихкодов, ERP-системы)

  • Эффективная организация документооборота

  • Повышение эффективности персонала при выполнении повседневной работы

  • Исключение возможности потерянного документа, забытой задачи или зависших проектов

  • Оперативное получение информации о деятельности предприятия, отдельных подразделений и сотрудников

  • Организация оперативного взаимодействия подразделений предприятия

  • Снижение объема механической и рутинной работы за счет автоматизации максимального количества процессов

  • Сокращение времени на поиск необходимой информации

  • Устранение дублирования введеной информации

  • Контроль корректности вводимых данных

  • Формирование всех необходимых документов при помощи системы

  • Повышение качества работы персонала