1C: Dokumentu aprite 8

Risinājums 1С: Dokumentu aprite 8 nodrošina organizācijas dokumentu apstrādes automatizāciju, sniedzot iespēju:

 

  • racionalizēt darbu ar dokumentāciju, izslēgt versijas zaudēšanas iespēju vai fragmentu krustošanos pie kolektīvā darba

  • saīsināt nepieciešamās informācijas meklēšanas laiku un summāro dokumentu kolektīvās apstrādes laiku

  • paaugstināt gatavo materiālu (projektu, dokumentācijas u.c.) kvalitāti, pateicoties lietotāju darba racionalizēšanai

 

1С: Dokumentu aprite 8 nepiemīt nozares specifika un tā var tikt efektīvi izmantota kā budžetu sektorā, tā arī komercuzņēmumos, vai tā būtu holdinga struktūra ar lielu lietotāju skaitu vai neliels uzņēmums. Tā kā programma ir universāla, tā viegli var tikt pielāgota un adaptēta konkrētās organizācijas specifikai.

 

Sistēmas moduļi

 

Shema DA

Darbs ar dokumentiem

  • Centralizēta, droša dokumentu glabāšana

  • Pielāgojama automātiskās numuru ģenerēšanas sistēma, atbilstoši dokumenta veidam, struktūrvienībai vai kādam citam parametram

  • Dokumentu apskate un rediģēšana, izslēdzot vairāku lietotāju vienlaicīgu dokumenta rediģēšanu

  • Darbs ar jebkāda tipa dokumentiem: ofisa dokumentiem, tekstiem, attēliem, audio un video failiem, projektēšanas sistēmu dokumentiem, arhīviem, pielikumiem utt.

  • Kolektīvs lietotāju darbs ar saskaņošanas, apstiprināšanas un dokumentu izpildes kontroles iespēju

  • Dokumentu maršrutizācija, kas tiek uzstādīta atsevišķi katram dokumentu veidam

  • Dokumenta statusa noteikšana un tā automatizēta nomaiņa biznesa procesa ietvaros

  • Automatizēta dokumentu ielāde no e-pasta un skenera

  • Atskaišu sagatavošana par dokumentu stāvokli, veidiem, glabāšanas vietu u.c.

  • Dokumentu un failu parakstīšana ar elektronisko parakstu (KORP versijā)

  • Svītru kodu piešķiršana dokumentiem (KORP versijā)

  • Dokumentu plūsmas fiksēšana, ar svītru koda nolasīšanu (KORP versijā)

 

Dokumentu uzskaite tiek veikta dokumentu veidu griezumā saskaņā ar uzņēmuma dokumentu aprites normām. Ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu uzskaites principi, kas iekļauti programmā, pilnībā atbilst piemērojamajiem standartiem un normām. Sistēma atbalsta multi-lietotāju darbu lokālajā tīklā vai caur Internetu, izmantojot web-brauzeru vai plāno klientu.

 

Biznesa procesi

Biznesa process – tā ir stabila lietotāju darbību secība konkrēta uzdevuma izpildei. Pēc viena uzdevuma ķēdes procesa izpildes, sistēma pati automātiski nosaka nākamo izpildāmo procesu.

 

Programmā ir realizēti sekojoši standarta biznesa-procesi:

 

  • Izskatīšana: dokuments nonāk pie vadītāja uz izskatīšanu un ar viņa rezolūciju atgriežas pie dokumenta autora.

  • Izpildīšana: dokuments tiek nodots izpildīšanai visiem lietotājiem pēc saraksta un kontrolierim, izpildes disciplīnas ievērošanai. Viens no lietotājiem var tikt nozīmēts par atbildīgo izpildītāju.

  • Saskaņošana: šādam bizness procesam pievienotie dokumenti nonāk uz saskaņošanu norādītajiem respondentiem un pēc tam atgriežas pie bizness-procesa autora, lai iepazītos ar saskaņošanas rezultātiem vai nosūtītu to atkārtotai saskaņošanai.

  • Apstiprināšana: dokuments nonāk uz apstiprināšanu atbildīgajai personai un atgriežas pie dokumenta autora, lai iepazītos ar apstirpināšanas rezultātiem.

  • Reģistrācija: dokuments nonāk pie sekretāra, reģistrācijas numura piesaistīšanai, apzīmogošanai un nosūtīšanai korespondentam.

  • Iepazīšanās: ar šī bizness procesa palīdzību vajadzīgais dokuments tiek nosūtīts iepazīstināšanai visiem lietotājiem pēc saraksta.

  • Norīkojums: ar šī bizness procesa palīdzību var dot norīkojumus darbiniekiem un pārbaudīt to izpildīšanu.

Katrs bizness process caur tā posmiem veido uzdevumus, kas adresēti konkrētiem lietotājiem. Tā, piemēram, bizness process Norādījums no sākuma formulēs uzdevumu izpildītājam - Izpildīt norādījumu, bet pēc tam, kad izpildītājs būs piefiksējis šī uzdevuma izpildi, – bizness procesa iniciatoram - uzdevumu Pārbaudīt izpildi.

Var dot norādījumus ne tikai konrētam lietotājam, bet arī lomām. Tā, piemēram, dokumentu var nosūtīt uz apstiprināšanu lomai Direktors, un programma automātiski nodos attiecīgo uzdevumu tam, kurš dotajā brīdī izpilda šo lomu – pašam direktoram vai viņa vietniekam.

 

Tāpat uzdevumu var adresēt lietotājiem, nosakot sekojošus auto-izvietojumus:

 

  • Visi bizness procesa autora vadītāji

  • Visi bizness procesa autora padotie

  • Dokumenta autora tiešais priekšnieks

  • Visi dokumenta autora vadītāji

 

Lai analizētu bizness procesa izpildīšanas gaitu, programmā ir paredzētas vairākas atskaites:

 

Uzdevumi

  • Manuāla vai automātiska uzdevumu noteikšana darbiniekiem

  • Uzdevuma izveidošana uz šablona pamata, pēc kura tiek aizpildīti noteikti parametri un tiek palaists atbilstošs biznesa process

  • Prioritāšu noteikšana uzdevumiem

  • Uzdevuma piesaiste dažādiem parametriem turpmākai analītisko datu iegūšanai: dokumenti, faili, projekti, klienti

  • Kontroliera norādījums, tikai pēc kura akcepta uzdevums tiek nodots atpakaļ pārbaudei autoram

  • Uzdevuma norīkošana lietotāju grupai, nosakot uzdevumu secību

  • Uzdevuma izpildes norādīšana procentos

  • Apjomīga uzdevuma detalizācija mazos apakšuzdevumos vairākiem darbiniekiem ar dažādiem izpildes termiņiem

  • Norīkoto uzdevumu izpildes un termiņu ievērošanas kontrole attiecībā uz katru darbinieku, struktūrvienību vai projektu

  • Aizliegums mainīt informāciju, balstoties uz piekļuves tiesībām

  • Pārskatu sagatavošana par uzdevumiem darbinieku, struktūrvienību un projektu griezumā, termiņu ievērošanas disciplīnas un darbinieku noslodzes analīze, kā arī daudz citu pārskatu

 

Darba laika uzskaite

Programmā tiek veikta personāla darba laika izlietojuma uzskaite, kas izveidota uz ikdienas atskaišu par padarīto darbu pamata. Atskaišu dati tiek attēloti darbu veidu, porojektu, struktūrvienību vai darbinieku griezumā.

 

Tāpat sistēmā pastāv iespēja izveidot darba grafikus (KORP versijā).

 

Citas iespējas

  • Iestrādāts e-pasta modulis, kā arī iespēja sinhronizēt sistēmu ar e-pasta programmām Microsoft Outlook un Outlook Express

  • Dokumentu, sarakstu, pārskatu, atskaišu formu uzstādīšana, atkarībā no lietotāja vajadzībām

  • Nepieciešamo datu glabāšana par darbiniekiem, klientiem, partneriem un struktūrvienībām

  • Piekļuves tiesību pārvalde lietotājam vai veselai lietotāju grupai, atļaujot vai aizliedzot konkrētas darbības vai piekļuvi konkrētiem dokumentiem

  • Uzvednes un instrukcijas

  • Ievadīto datu dublēšanās, pareizības un pilnīguma kontrole

  • Jebkuru datu pilna teksta meklēšana (klienti, dokumenti, uzdevumi, procesi, pārskati, atskaites), līdzīgu vārdu meklēšana un meklēšana ar iespējami pieļautajām drukas kļūdām

  • Failu ielāde sistēmā ar Drag&Drop

  • Lietotāju pēdējo darbību, izmaiņu un citas aktuālas informācijas parādīšana uz darba galda

Priekšrocības

  • Ātra sistēmas palaišana ekspluatācijā, apguves vienkāršība

  • Iespēja strādāt caur internetu

  • Plašas analīzes iespējas

  • Iespēja papildus piestrādāt programmu pēc individuālām prasībām

  • Integrācija ar ārējām sistēmām un aprīkojumiem (skeneri, svītru kodu termināļi, ERP sistēmas)

  • Efektīva dokumentu aprites organizācija

  • Ikdienas darbu izpildē iesaistītā personāla darba efektivitātes paaugstinājums

  • Dokumenta nozušanas, aizmirsta uzdevuma vai "iestrēgušu" projektu rašanās iespējas novēršanas

  • Operatīva informācijas iegūšana par uzņēmuma, tā atsevišķu struktūrvienību un darbinieku darbu

  • Operatīvas sadarbības organizācija starp uzņēmuma struktūrvienībām

  • Mehāniskā un rutīnas darba samazināšana, pateicoties iespējami lielāka operāciju skaita automatizācijai

  • Laika samazināšana nepieciešamās informācijas meklēšanai

  • Ievadīto datu dublēšanās novēršana

  • Ievadīto datu pareizības pārbaude

  • Visu nepieciešamo dokumentu sagatavošana ar sistēmas palīdzību

  • Personāla darba kvalitātes paaugstinājums